Từ lâu, sản phẩm mây tre đan của Việt Nam đã được thế giới biết đến với vẻ đẹp mộc mạc, thủ công và thân thiện môi trường. Một chiếc giỏ mây tre “xuất ngoại” được thì chúng phải đi qua một quy trình xuất khẩu mây tre đan phức tạp.
Bài viết dưới đây, Vilata sẽ hướng dẫn các bạn quy trình xuất khẩu mây tre đan từ Việt Nam ra các thị trường nước ngoài.
Giai đoạn chuẩn bị sản phẩm xuất khẩu – Quy trình xuất khẩu mây tre đan
Lựa chọn nguyên liệu & tiêu chuẩn kiểm định cho quy trình xuất khẩu mây tre đan
Nguyên liệu là linh hồn của sản phẩm mây tre đan. Không phải loại tre, mây, lục bình nào cũng có thể dùng để xuất khẩu. Sản phẩm phải được làm từ nguyên liệu sạch – không sâu mọt, không hóa chất độc hại và đáp ứng các tiêu chuẩn xử lý sinh học nghiêm ngặt.
Ví dụ, theo ISPM 15 – tiêu chuẩn xử lý vật liệu đóng gói bằng gỗ của quốc tế, nguyên liệu cần được xử lý nhiệt hoặc hun khói để diệt côn trùng, vi sinh vật. Với thị trường châu Âu và Nhật Bản, đây là yêu cầu bắt buộc.
Ở các làng nghề như Phú Vinh (miền Bắc) hay Chợ Mới (An Giang), người dân đã bắt đầu sử dụng lò sấy thủ công cải tiến, hoặc phối hợp cùng doanh nghiệp có phòng xử lý nhiệt đạt chuẩn. Một số cơ sở lớn còn đầu tư vào dây chuyền sấy khử khuẩn để đảm bảo tiêu chuẩn cho hàng container đi xa.
Điểm lưu ý: nguyên liệu sau khi xử lý phải được bảo quản trong môi trường khô ráo, không để tái nhiễm nấm mốc – một lỗi phổ biến khiến nhiều lô hàng bị trả lại hoặc giữ tại cảng nhập khẩu.
Thiết kế và gia công đúng chuẩn quốc tế
Không thể làm một sản phẩm mây tre đan để trưng trong nhà rồi gói gửi ra nước ngoài – nếu nó không đạt chuẩn. Chuẩn ở đây không chỉ về kích thước, độ chính xác, mà còn là tính an toàn và thẩm mỹ theo thị trường đích.
Ví dụ, ở EU, sản phẩm không được có các chi tiết sắc nhọn, dễ gây thương tích. Ở Nhật, người tiêu dùng chuộng sản phẩm tối giản, đường nét tròn trịa. Ở Mỹ, họ ưu tiên những sản phẩm có nhãn cảnh báo và chịu trách nhiệm sản xuất rõ ràng.
Việc gia công vì thế phải được định hướng ngay từ đầu: đánh bóng mượt, bo viền mềm, xử lý bề mặt bằng dầu thực vật hoặc sáp ong để chống ẩm mốc thay vì dùng hóa chất công nghiệp. Một số nhà sản xuất ở Bến Tre đã áp dụng kỹ thuật phun phủ nano sinh học giúp kéo dài tuổi thọ sản phẩm trong điều kiện khí hậu lạnh.
Tất cả sản phẩm cần được test mẫu trước khi sản xuất hàng loạt để đảm bảo đồng nhất, nhất là với các đơn hàng lớn.
Đóng gói sản phẩm trong hành trình dài
Đóng gói không đơn thuần là cho hàng vào thùng. Với hàng thủ công mây tre, đóng gói là một khâu quyết định sống còn vì nó đảm bảo hàng hóa giữ nguyên hình dạng, chất lượng và không bị mốc trong suốt hành trình dài hàng nghìn kilomet.
Một bộ sản phẩm tiêu chuẩn thường được đóng trong thùng carton 5 lớp, chèn thêm giấy kraft, túi hút ẩm, và đôi khi sử dụng bao bì hút chân không để giảm thể tích. Các kiện hàng xuất khẩu đi Mỹ hoặc EU phải có mã vạch, mã sản phẩm, nhãn “Made in Vietnam”, và hướng dẫn sử dụng (nếu cần).
Kinh nghiệm của Vilata cho thấy: nếu bạn dùng bao bì không phù hợp, tỷ lệ hàng hỏng có thể lên đến 20–30%, gây thiệt hại lớn và ảnh hưởng danh tiếng doanh nghiệp.
Tham khảo thêm: Công ty mây tre đan xuất khẩu tại Việt Nam
Hồ sơ và chứng từ xuất khẩu cho quy trình xuất khẩu mây tre đan
Bộ chứng từ cơ bản cần chuẩn bị
Mỗi lô hàng xuất khẩu, kể cả trong quy trình xuất khẩu mây tre đan đều phải có bộ chứng từ cơ bản để làm thủ tục hải quan và thanh toán quốc tế. Những chứng từ bắt buộc bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Invoice) – ghi rõ đơn giá, tổng giá trị lô hàng.
- Packing List – liệt kê chi tiết số lượng, quy cách đóng gói, kích thước từng kiện.
- Hợp đồng xuất khẩu – đặc biệt quan trọng nếu bạn cần mở L/C hoặc làm thủ tục qua ngân hàng.
- Tờ khai hải quan điện tử – được nộp qua hệ thống VNACCS của Tổng cục Hải quan.
- Booking confirmation – nếu hàng đi đường biển, bạn cần xác nhận lịch tàu từ forwarder.
Kinh nghiệm: hãy kiểm tra mã HS code phù hợp cho từng sản phẩm mây tre. Ví dụ, giỏ lục bình có mã khác với khay tre hoặc bàn ghế mây. Sai mã sẽ khiến bạn bị áp thuế sai hoặc giữ hàng lâu tại cảng.
Các loại giấy chứng nhận cần thiết cho hàng mây tre đan
Với sản phẩm thủ công từ thực vật, bạn sẽ cần thêm các loại chứng từ đặc thù:
- CO (Certificate of Origin) – do VCCI cấp, giúp giảm thuế nhập khẩu theo hiệp định thương mại.
- Phytosanitary Certificate – do Chi cục Bảo vệ Thực vật cấp, chứng nhận sản phẩm không nhiễm dịch hại thực vật.
- MSDS (Material Safety Data Sheet) – bảng mô tả an toàn nguyên liệu, thường dùng với các sản phẩm có xử lý đặc biệt.
- Fumigation Certificate – giấy chứng nhận hun trùng, rất quan trọng nếu container có gỗ hoặc rơm rạ.
- Test report – đối với sản phẩm đi EU, bạn có thể cần giấy test về độ an toàn hóa học, sinh học.
Một số nước như Mỹ hoặc Nhật yêu cầu cả bản scan và bản gốc – bạn cần chuẩn bị ít nhất 2 bộ giấy tờ công chứng.
Nơi xin và cách xin chứng từ
Thường mất ít nhất 3–5 ngày làm việc để hoàn thiện đầy đủ giấy tờ. Địa điểm xin gồm:
- CO: tại các chi nhánh VCCI ở TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng.
- Phytosanitary: đăng ký tại Cục Bảo vệ Thực vật, mang theo mẫu hàng thật hoặc hình ảnh, danh sách đóng gói.
- MSDS: có thể được hỗ trợ bởi nhà cung cấp hóa chất hoặc thuê đơn vị test (như QUATEST 3).
Tips: nên xin CO và giấy kiểm dịch cùng lúc để tiết kiệm thời gian. Chuẩn bị bản dịch tiếng Anh cho các chứng từ nếu thị trường đòi hỏi.
Làm việc với đối tác xuất khẩu
Trên quy trình xuất khẩu mây tre đan, bạn không thể đi một mình. Từ đặt tàu, điều phối kho bãi, đóng container đến giao nhận và khai hải quan – mọi thứ đều cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa người sản xuất và các đối tác trung gian như forwarder, đơn vị kiểm định, hải quan, cảng vụ.
Làm việc với forwarder
Forwarder là đơn vị trung gian hỗ trợ từ booking tàu, xử lý giấy tờ, vận chuyển hàng ra cảng đến khai báo hải quan. Nếu ví hàng hóa của bạn là một “hành khách” đi ra thế giới, thì forwarder chính là “người hướng dẫn viên” am hiểu mọi điểm dừng, trạm kiểm tra.
Một lỗi phổ biến của các doanh nghiệp mới xuất khẩu là… chọn forwarder theo giá rẻ. Kinh nghiệm từ các nhà xuất khẩu có thâm niên cho thấy: hãy chọn forwarder chuyên về hàng thủ công mỹ nghệ, có kinh nghiệm với mây tre đan, vì họ sẽ biết cách xử lý những chứng từ đặc thù như phytosanitary hay MSDS, cũng như linh hoạt khi có rủi ro.
Bạn nên cung cấp cho forwarder đầy đủ thông tin lô hàng, mã HS, địa chỉ kho xuất phát, ngày hàng sẵn sàng, loại container cần dùng (20GP, 40GP, HC) và đặc biệt là xác nhận thời điểm closing time (giờ cắt máng) để không trễ tàu.
Lưu ý: Các forwarder chuyên nghiệp thường có bộ checklist riêng cho hàng thủ công. Đừng ngần ngại hỏi và học từ họ – họ chính là “người bắc cầu” đưa bạn ra biển lớn.
Kiểm hàng & đóng container – Giai đoạn dễ sai sót nhất
Có một sự thật là: hàng thủ công thường đẹp nhất… khi còn ở xưởng. Việc di chuyển, đóng thùng, chèn lót không cẩn thận có thể làm biến dạng, gãy vỡ, hư hỏng sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Vì vậy, khâu kiểm hàng và đóng container là bước kiểm soát chất lượng cuối cùng trước khi hàng rời khỏi Việt Nam.
Bạn có thể lựa chọn thuê bên kiểm định độc lập (SGS, Vinacontrol, Intertek…) hoặc nhờ forwarder cử người kiểm. Họ sẽ đến xưởng kiểm đếm, đo kích thước, đối chiếu packing list, ghi nhận hình ảnh – tất cả đều là cơ sở để xử lý nếu có tranh chấp sau này.
Khi đóng hàng vào container, cần đảm bảo:
- Container sạch, khô, không mùi lạ, không gỉ sét.
- Sử dụng tấm lót sàn và túi hút ẩm nếu đi xa hoặc qua vùng khí hậu ẩm.
- Hàng nặng đặt dưới, nhẹ và dễ biến dạng để phía trên.
- Ghi mã kiện rõ ràng bên ngoài thùng để tiện kiểm tra.
Chụp ảnh và quay video toàn bộ quá trình là bằng chứng bảo vệ bạn khi hàng có vấn đề ở nước nhập khẩu. Nhiều doanh nghiệp bị “phạt oan” vì không có bằng chứng rõ ràng về cách mình đóng hàng.
Giao hàng ra cảng và làm thủ tục hải quan
Sau khi container được niêm phong, bước tiếp theo là vận chuyển ra cảng và làm thủ tục hải quan. Có hai cách làm:
- Tự làm hải quan nếu bạn đã quen thủ tục và có đội logistics.
- Thuê dịch vụ khai thuê hải quan, thường là forwarder hoặc công ty logistics sẽ làm.
Lưu ý quan trọng: bạn cần theo dõi tình trạng tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan. Nếu tờ khai bị “vàng” hoặc “đỏ” (báo hiệu cần kiểm tra hồ sơ hoặc hàng hóa), cần phối hợp nhanh chóng để tránh bị lưu container – mỗi ngày trễ có thể khiến bạn mất thêm trăm USD tiền lưu bãi.
Kinh nghiệm từ các doanh nghiệp: hãy luôn in sẵn một bộ chứng từ giấy, chuẩn bị cả USB chứa bản mềm phòng trường hợp hệ thống lỗi, hoặc hải quan yêu cầu đối chiếu. Liên hệ với cảng và forwarder trước 1–2 ngày để chắc chắn lịch tàu không thay đổi.
Những lưu ý quan trọng trong quy trình xuất khẩu mây tre đan
Rủi ro thường gặp và cách phòng tránh
Xuất khẩu là một cuộc chơi dài hơi – nhưng chỉ một lần hàng bị trả lại, chậm thông quan hay nấm mốc cũng có thể khiến khách quay lưng mãi mãi. Dưới đây là những rủi ro phổ biến nhất:
- Ẩm mốc: thường xảy ra khi bao bì không đủ khả năng hút ẩm, container có nước hoặc khí hậu thay đổi đột ngột.
- Thiếu giấy tờ: lô hàng không có giấy kiểm dịch, thiếu CO hoặc khai sai HS code có thể bị giữ lại tại cảng nhập.
- Sai nhãn mác: nhãn không đúng với yêu cầu của quốc gia đích có thể bị phạt hoặc không được nhập khẩu.
Cách phòng tránh tốt nhất là: dùng checklist xuất khẩu dành riêng cho hàng mây tre đan. Checklist này nên gồm: quy cách sản phẩm, cách xử lý nguyên liệu, bộ chứng từ cần thiết, yêu cầu đóng gói, hướng dẫn làm việc với forwarder và cách xử lý rủi ro khi xảy ra sự cố.
Sự khác biệt giữa các thị trường
Không phải cứ làm xong sản phẩm là có thể bán đi bất kỳ đâu. Mỗi thị trường có một hệ tiêu chuẩn riêng, và bạn bắt buộc phải thích nghi nếu muốn đi xa.
- Nhật Bản: yêu cầu cực kỳ cao về khâu xử lý sinh học – nhiều sản phẩm phải có giấy test riêng, xác nhận không dùng chất độc hại và không gây dị ứng.
- EU: nhấn mạnh yếu tố môi trường – bao bì thân thiện, sản phẩm không chứa chất gây hại, nhãn cảnh báo đúng chuẩn CE.
- Mỹ: chú trọng đến trách nhiệm nhà sản xuất – cần có MSDS, nhãn “warning”, hướng dẫn sử dụng và độ chịu trách nhiệm rõ ràng.
Một số doanh nghiệp Việt đã thiết kế riêng template hồ sơ theo từng nước, giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo không thiếu giấy tờ khi giao hàng. Đây là điều bạn nên đầu tư nếu muốn phát triển bền vững.
Kết luận
Sản phẩm mây tre đan của Việt Nam không thiếu cái đẹp – mà thiếu những bàn tay hiểu quy chuẩn quốc tế để đưa cái đẹp ấy đi xa. Để một sản phẩm mây tre đan có thể vượt biển lớn cần sự chuẩn bị chỉn chu, từ khâu chọn nguyên liệu đạt chuẩn, xử lý kỹ thuật đúng cách, đóng gói cẩn trọng, đến việc hoàn thiện đầy đủ hồ sơ và phối hợp chặt chẽ với đối tác logistics.
Nếu bạn đang bắt đầu hành trình – quy trình xuất khẩu mây tre đan, hoặc cần nguồn cung uy tín về các tấm mây tre đan đạt chuẩn xuất khẩu, hãy để Vilata đồng hành cùng bạn. Vilata – Nhà cung cấp mây tre đan xuất khẩu tại Việt Nam
Nhà cung cấp nguyên vật liệu mây tre đan xuất khẩu hàng đầu Việt Nam
Chúng tôi chuyên cung cấp các loại tấm mây tre đan được xử lý theo tiêu chuẩn quốc tế, phù hợp với các thị trường khó tính như Nhật, Mỹ, EU… với quy trình hun khói, phơi sấy, kiểm định chất lượng rõ ràng.
Tại Vilata, mỗi tấm mây là một sản phẩm được chăm chút từ sợi nhỏ đến tiêu chuẩn toàn cầu – để bạn không chỉ xuất khẩu sản phẩm, mà còn xuất khẩu được uy tín thương hiệu Việt. Liên hệ Vilata 0367.70.78.71 ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất trên hành trình – quy trình xuất khẩu mây tre đan ra thế giới.
